De taart, de slagroom en de kers

Een haalbaarheidsonderzoek ter plekke, een bijeenkomst met mogelijke buitenlandse partners, telefoneren met de cultureel attaché ter plaatse; hoe zorg je ervoor dat al die kosten ook vanaf dat moment gedekt worden? Wie niet over een eigen vermogen, een kapitaalkrachtige vriendenvereniging, een meerjarige (Cultuurnota)subsidie of andere, structurele vormen van ondersteuning beschikt, zal moeite hebben om het aanlooptraject te financieren. En het risico lopen dat gaten vallen in de voorbereiding. Nederland staat er in het buitenland om bekend dat het vrij eenvoudig is om culturele projecten gefinancierd te krijgen, maar hoe verhoudt dit beeld zich tot de praktijk? Dagelijks komen bij de SICA vragen binnen over financiën en met name over projectfinanciering. De vraag 'Waar vind ik geld voor mijn project?' staat hoog op de lijst van veelgestelde vragen. Zelden kan worden volstaan met een standaardantwoord, want de variatie in projecten en vragenstellers is zeer groot. Bovendien is ieder project ook in meer of mindere mate 'gelaagd', met vele dimensies.


De eerste stap is om een projectplan als het ware binnenstebuiten te keren en alle ingrediënten op een rijtje te zetten: hoeveel (extra) budget is er nodig, welk deel betaalt de buitenlandse partner, waar speelt het project zich af, met wie wordt samengewerkt, welke discipline(s) betreft het en wat is het kader of de context waarin het project zal plaatsvinden? Dat structureert het zoeken naar fondsen aanzienlijk. Een projectplan sluit zelden volledig en naadloos aan op de criteria van één fonds of financieringsbron. Het is de kunst om het in meerdere hokjes onder te brengen.


Soms is het mogelijk een internationaal project of activiteit uit de eigen reguliere middelen te financieren. Een enkele keer zijn sponsors te interesseren (financieel of materieel), of dragen kaartverkoop of eigen inkomsten bij aan het tekort. In de meeste gevallen moeten extra middelen worden geworven.
Vaak zijn organisaties geneigd de kunstdiscipline als belangrijkste uitgangspunt te beschouwen voor het zoeken naar financiering. Daarmee doet men zichzelf te kort, want landelijk gezien is er maar één Fonds voor de Amateurkunst en Podiumkunsten, één Fonds voor de Letteren, één Fonds voor Beeldende Kunst, Bouwkunst en Vormgeving, één Mondriaan Stichting etc. Het kan de moeite waard zijn om verder te kijken dan het vertrouwde kader van een sector of kunstdiscipline.
Een minstens even interessante insteek is een landelijke of regionale. Zeker bij projecten die zich in Nederland afspelen, kan een regionaal of lokaal accent het verschil maken, zodat bijvoorbeeld een British Council of een Goethe Institut geïnteresseerd is het project te ondersteunen. Soms bestaan speciale afspraken tussen landen of steden, waaruit een bijdrage aangevraagd kan worden (partnersteden of bilaterale verdragen).
Wanneer het project zich over de grens afspeelt, komen andere mogelijkheden bovendrijven, afhankelijk van het land in kwestie en eventuele projectpartners. Het is van belang zich tijdig af te vragen of het om een project met of in een zogenaamd prioriteits-, EU-, of herkomstland gaat. Het loont de moeite om de Nederlandse ambassade in het desbetreffende land te raadplegen of men geïnteresseerd is het project (bescheiden) te ondersteunen.
Ten slotte kunnen het kader, het thema of de context, waarbinnen het project zich afspeelt, deuren openen. In Nederland, maar ook in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland of de VS zijn culturele diversiteit en educatie graag geziene aspecten. Elders is weer voor andere, specifieke doelgroepen extra belangstelling. Ook kunnen via toeristische of Euregionale partnerships soms onvermoede, maar interessante financieringsbronnen worden aangeboord. Manifestaties zoals Culturele Hoofdsteden of jubilea leiden soms tot aantrekkelijke, extra budgetten.
Een gedetailleerd projectplan kan inzichtelijk maken of andere vormen van ondersteuning mogelijk zijn, bijvoorbeeld sponsoring, de inzet van vrijwilligers of bijdragen in natura, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van een zaal, communicatiemiddelen of huisvesting. Laatstgenoemde vormen stellen soms minder kapitaalkrachtige organisaties in staat om volwaardig deel te nemen aan samenwerkingsverbanden.


Als het project is ontrafeld en de mogelijk beschikbare fondsen in het vizier komen, is men er meestal nog niet. Niet alleen aanvragers hebben behoefte aan een vorm van risicospreiding, ook veel fondsen wensen niet als enige financier op te treden.
Hoe pakt het combineren van verschillende subsidieregelingen uit in de praktijk?
·Hanteren de regelingen allemaal dezelfde definitie van de term 'internationaal project' ?
·In hoeverre geldt een voorkeur voor bepaalde landen of regio's?
·Wat voor eisen gelden ten aanzien van de projectduur?
·Hoe ruim wordt het begrip 'projectkosten' opgevat en mogen ook overheadkosten worden opgevoerd?
·Kan één organisatie een aanvraag indienen of moet het een gezamenlijke aanvraag van meerdere organisaties zijn?
·Geldt de subsidie voor het hele project of uitsluitend voor bepaalde onderdelen?
·In hoeverre sluiten sommige subsidieregelingen elkaar uit (EU-bijdragen uit verschillende programma's mogen bijvoorbeeld niet voor één project worden 'gestapeld').

Een bijkomend probleem in het geval van subsidieverzoeken bij meerdere fondsen, is vaak het 'Kip of Ei'- of 'Eerste schaap over de dam'-dilemma. Fonds A wil de aanvraag pas honoreren indien fonds B ook meedoet, maar fonds B keurt de aanvraag pas goed indien fonds A bevestigt deze te zullen honoreren. Kortom, in praktijk blijken procedures elkaar soms in de weg te zitten en niet iedere regeling is even flexibel. Er zijn bijvoorbeeld regelingen die maar één aanvraagronde per jaar hebben, zoals Cultuur 2000 en dat maakt bijvoorbeeld een combinatie met HGIS-Cultuur -waar jaarlijks zes indieningstermijnen zijn - niet altijd vanzelfsprekend. De procedure bij Cultuur 2000 is wat stroperig en aanvragers moeten lang wachten op een besluit over hun aanvraag. De tijd die ambtenaren in Brussel nemen voor de behandeling van de aanvragen, kan de HGIS-commissie zich niet veroorloven, want binnen dertien weken moet een aanvrager bericht ontvangen.
Inhoudelijke verschillen zijn er tussen vrijwel alle fondsen en wie verschillende subsidieregelingen combineert, zal dat moeten incalculeren. Door die verschillende procedures is het voor een aanvrager wel moeilijk om te bepalen wat hij van welke regeling kan verwachten: de taart, de slagroom of de kers.


1. Begin op tijd met het zoeken naar en aanvragen van fondsen! Soms is er maar één ronde per jaar, en vaak geldt op=op
2. Lees eerst goed de (subsidie)voorwaarden door en ga dan pas aan de slag
3. Maak zakelijke en/of financiële afwegingen niet ondergeschikt aan artistieke
4. Maak gebruik van de mogelijkheid bij fondsen vooraf eerst over de ondersteuningsmogelijkheden van een project te praten; zorg voor een goed en zakelijk contact met uw partner; sluit eenduidige contracten af of leg zaken op papier vast (gebruik een tolk of vertaler!); raadpleeg vooraf een jurist en/of boekhouder met internationale ervaring
5. Gebruik uw gezond verstand en raadpleeg ervaren collega's!




In Nederland
In het buitenland
Is het een prioriteitsland in het Nederlandse ICB?
·Binnen EU of een van de Toetredende lidstaten (Midden- en Oost-Europa)
·Is er een versterkte post ? (Berlijn, Boedapest, Londen, NY, Ottawa, Praag, Tokio, Madrid, Rome, Pretoria, Jakarta, Parijs, Moskou)
·Is het een herkomstland ? (Turkije, Egypte, Marokko, Suriname)
·Is het buiten de EU? (VS, Canada, Japan, Rusland, Indonesië, Zuid-Afrika etc.)
Alternatieve regionale invalshoeken
·Zijn er nationale instituten?
·Zijn er partnersteden?
·Valt het op terrein van 'cultuur & ontwikkeling'-organisaties?
·Zijn het zgn. Derde Landen van de EU?


Podiumkunsten, beeldende kunst, vormgeving, architectuur, erfgoed, musea, literatuur, film, multidisciplinair etc.


Educatie, jeugd, ontwikkelingssamenwerking, culturele diversiteit, mobiliteit, publieksverbreding, interdisciplinair, kennis of digitalisering, manifestaties (Culturele Hoofdstad, St. Petersburg 2003), amateur, economische herstructurering, cultuurtoerisme etc.